5 ознак того, що ваш бухгалтер приховує витрати: повний посібник для власника бізнесу

Фінансова безпека підприємства залежить від прозорості обліку. На жаль, статистика показує, що значний відсоток збитків малого та середнього бізнесу пов’язаний із внутрішніми махінаціями. Найчастіше ситуація, коли бухгалтер приховує витрати, виявляється занадто пізно, коли компанія вже опинилася на межі касового розриву. У цьому матеріалі ми розглянемо критичні маркери фроду, які допоможуть вам вчасно ідентифікувати загрозу та зберегти капітал.

Чому бухгалтер приховує витрати: психологія та мотиви

Варто зазначити, що не кожна помилка в обліку є умисною. Проте, якщо бухгалтер приховує витрати систематично, ми маємо справу з фінансовим фродом. По-перше, це може бути намагання приховати власну некомпетентність або штрафи, що виникли через несвоєчасну сплату податків. По-друге, це пряме привласнення коштів компанії через складні схеми виводу капіталу.

Крім того, іноді співробітники створюють “подушку безпеки” для себе, маніпулюючи цифрами в управлінському обліку. Відповідно, власник бачить прибуток, якого насправді не існує. Це призводить до прийняття помилкових інвестиційних рішень. [Внутрішнє посилання на статтю про управлінський облік]

Ознака №1: Обмеження доступу та як бухгалтер приховує витрати через секретність

Найперша ознака того, що у вашому фінансовому відділі щось не так — це надмірна секретність. Якщо ви, як власник, не маєте прямого цілодобового доступу до клієнт-банку або бази 1С (BAS), це тривожний сигнал. Бухгалтер може стверджувати, що система “налаштовується” або доступ має бути лише у професіонала, щоб “нічого не зламати”.

Експертна порада: Власник бізнесу повинен мати роль “перегляд” у всіх фінансових системах. Це не вияв недовіри, а стандартна процедура внутрішнього контролю, яка мінімізує ризики того, що бухгалтер приховує витрати.

Натомість, чесний спеціаліст завжди зацікавлений у тому, щоб власник розумів логіку цифр. Отже, будь-які перепони в доступі до виписок чи актів звірки мають стати приводом для проведення позапланового аудиту. [Зовнішнє посилання на статтю про права власника бізнесу]

Ознака №2: Аномалії в дебіторці як спосіб приховати витрати бухгалтером

Коли реальний бухгалтер приховує витрати, він часто “ховає” їх у дебіторській заборгованості. Ви бачите у звіті, що клієнти винні вам мільйони, але насправді ці гроші вже надійшли на рахунки, а потім були перераховані підставним особам. Офіційно ж вони залишаються “неоплаченими”.

Зокрема, зверніть увагу на борги, які не погашаються понад три місяці від перевірених партнерів. По-перше, зробіть особистий дзвінок контрагенту. По-друге, вимагайте акт звірки, підписаний обома сторонами. Якщо бухгалтер затягує цей процес, імовірно, він маскує нецільове використання коштів компанії.

Ознака №3: Підозрілі контрагенти та методи, якими бухгалтер приховує витрати

Для виведення грошей часто використовують компанії-одноденки. Якщо в реєстрах оплат з’являються ТОВ із розмитими назвами (“Консалтинг”, “Сервіс-Плюс”) та платежами за “інформаційні послуги”, це класичний метод. У такий спосіб бухгалтер приховує витрати, перетворюючи їх на фіктивні закупівлі.

Крім того, важливо перевіряти реквізити. Іноді бухгалтер створює ФОП на родичів і перераховує туди гроші за нібито виконану роботу. Без системної перевірки контрагентів ви ніколи не дізнаєтеся, куди насправді йде ваш чистий прибуток.

Ознака №4: Відмова від відпусток та чому бухгалтер приховує витрати особисто

Це здається ознакою лояльності, але бухгалтер, який не ходить у відпустку роками — це величезний ризик. Схема, за якою бухгалтер приховує витрати, часто тримається на його щоденній присутності. Він боїться, що під час його відсутності інший працівник або тимчасовий заступник побачить реальний стан справ.

Варто зазначити, що у великих корпораціях обов’язкова двотижнева відпустка фінансового персоналу є частиною політики безпеки. Якщо ваш співробітник панічно боїться підпустити будь-кого до своїх файлів, це пряма вказівка на можливі маніпуляції. Натомість, прозора система обліку дозволяє будь-якому аудитору швидко розібратися в цифрах.

Ознака №5: Плутанина в документах як спосіб, яким бухгалтер приховує витрати

Штучний хаос — найкращий друг фінансового шахрая. Коли бухгалтер приховує витрати, він часто скаржиться на “загублені” акти від постачальників або несправність ПЗ. У купі нерозібраних паперів набагато легше провести платіж, який не має відношення до бізнесу.

Більше того, зверніть увагу на дату внесення проводок. Якщо витрати за січень з’являються в базі лише у березні — це ознака “підгонки” результату під очікування власника. Відповідно, оперативність обліку є ключовим показником здоров’я компанії. Використовуйте сучасні системи ЕДО (електронного документообігу) для автоматизації контролю.

Методи перевірки та використання поліграфа

Коли підозри стають обґрунтованими, виникає питання: як діяти далі? По-перше, проведіть незалежний експрес-аудит. По-друге, одним із найефективніших методів виявлення прихованих фактів є перевірка на поліграфі (детекторі брехні). Це дозволяє швидко з’ясувати, чи справді бухгалтер приховує витрати умисно.

Детектор брехні допомагає з’ясувати:

• Чи проводилися неофіційні виплати з рахунків компанії?
• Чи отримував бухгалтер “відкати” від постачальників?
• Чи передавалася конфіденційна фінансова інформація конкурентам?
• Чи є у працівника приховані борги, що могли стати мотивом для крадіжки?

Часті запитання (FAQ)

Verificado por Interpolygraph.